1．学校办公室所属的会议室是学校举行会议、接待宾客的重要场所。为保证学校日常工作的正常运转，提高会议室的使用效率，特制定本管理办法。
2．学校办公室的会议室只供学校举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用。涉及全院的，以部、处名义召开的会议也可以使用学校会议室。
3．实行会议预约制度。各部、处如需使用会议室一般提前 3 天到学校办公室申请，以便合理安排使用。若各部、处预定的会议室与学校临时性重要会议发生冲突时，以全校性会议为先。
4．非接待客人和参加会议人员不得随意进入接待室、会议室。
5．保证会议室的清洁、卫生。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。服务人员要及时整理、清扫会议室、接待室，保持清洁环境。
6．爱护会议室、接待室设施。任何人员不得随意移动会议室、接待室的家具、物品，不得随意使用会议室的茶叶等用品。
7．会议结束后，会议室使用部门须到学校办公室办理交接手续。
8．对于不按规定要求使用会议室的单位，学校办公室有权提出批评，甚至停止其再次使用会议室。
9．本规定由学校办公室负责解释，自颁布之日起执行。